Matricea de gestionare a timpului: Utilizarea optimă a timpului dvs.

„Planurile nu sunt nimic; planificarea este totul. - Președintele Dwight D. Eisenhower

Sursa: rawpixel.com

zombi în vise

Primești 24 de ore în fiecare zi, iar experții îți spun că ar trebui să petreci 8 dintre ei dormind. Asta lasă 16 ore întregi pentru a face tot ce trebuie făcut. Deci, de ce pare întotdeauna că nu există NICIODATĂ ore suficiente într-o zi? Răspunsul la această dilemă constă în modul în care îți gestionezi timpul. O strategie încercată și dovedită, dar simplă, pe care o puteți folosi este matricea de gestionare a timpului. Este conceput pentru a vă ajuta să vă acordați prioritate responsabilităților, astfel încât să le puteți trece pe toate cu cât mai puțin stres posibil.

Cu toate acestea, matricea de gestionare a timpului nu este un buton magic. Nu vă va adăuga mai multe ore zilei sau nu vă va oferi viteză supraomenească pentru a vă finaliza lucrările cu timp liber. De asemenea, nu îi va pune pe toți ceilalți într-o transă în timp ce vă petreceți timpul lucrând la sarcini fără distrageri - nu este ACEL fel de matrice! Ceea ce este minunat este că poate funcționa pentru oricine, dar există anumite atitudini și abilități pe care va trebui să le dezvoltați pentru a vă asigura că funcționează pentru dvs.

Vom începe prin a explica modul în care matricea în sine și conexiunea acesteia cu cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite. Vom urmări subliniind avantajele matricei și oferindu-vă câteva indicații utile despre cum să utilizați cât mai bine matricea pentru a vă face lista „De făcut”!

Care este matricea de gestionare a timpului?

Sursa: pixabay.com

Matricea de gestionare a timpului este denumită adesea „Matricea Eisenhower”, „Eisenhower Box” sau „Matricea de decizie Eisenhower”. Asta pentru că președintele Dwight „Ike” Eisenhower (1890 - 1969) este creditat cu crearea acestuia și se spune că l-a folosit în timpul președinției sale. Un alt nume adesea asociat cu popularizarea matricei este Stephen Covey (1932 -2012). A fost un educator, autor și om de afaceri care i-a inspirat pe alții cu ideile sale despre eficacitate și leadership. Covey discută despre utilitatea Matricei Eisenhower în cartea sa „Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți”.

Matricea Eisenhower este un pătrat împărțit în patru cadrane sau pătrate mai mici (două în partea de sus și două în partea de jos). Folosește patru etichete: Important, Neimportant, Urgent și Nu Urgent. Etichetele suprapuse pentru fiecare cadran au ca rezultat următoarea dispunere.

• Quadrant One (stânga sus) - Important și urgent
• Cadrantul doi (dreapta sus) - Important, dar nu urgent
• Cadrantul trei (stânga jos) - urgent, dar neimportant
• Cadrantul patru (dreapta jos) - Nu este urgent și nu este important

Adesea confundăm ceea ce se înțelege prin „important” și „urgent”, crezând că sunt la fel. Cu toate acestea, matricea de gestionare a timpului face necesară înțelegerea diferenței dintre ele. Aceste două cuvinte sunt responsabile pentru a lua matricea dincolo de a fi o simplă diagramă de gestionare a timpului, în care doar listați activitățile pe care doriți să le acoperiți într-o perioadă stabilită.

Important: Aceste elemente sunt esențiale pentru atingerea unui obiectiv stabilit. Îi considerați ca fiind foarte semnificativi, fie personal, fie pentru cineva care vă interesează.

Urgent:Aceste articole trebuie făcute imediat, de obicei, deoarece întârzierea lor va avea repercusiuni instantanee asupra altor articole sau zone ale vieții tale.

Completați matricea prin adăugarea fiecărei sarcini într-un cadran bazat pe combinația de etichete care se potrivește BEST. Puteți vedea imediat cum matricea de gestionare a timpului vă forțează să faceți un bilanț, nu doar de toate lucrurile pe care trebuie să le faceți, ci și modul în care le vedeți, în ceea ce privește relevanța și cererea din timpul dvs.

Cadrantul unu: important și urgent

Acest segment al Eisenhower Matrix deține sarcinile pe care ați acordat cea mai mare prioritate. Aceste locuri de muncă sunt cele care nu pot fi amânate pentru mai târziu și trebuie urmate imediat, articolele de aici ar putea include un termen limită pentru un client sau șeful tău. Altele pot fi:

• O urgență medicală
• O criză familială
• Pregătiri de ultim moment pentru un eveniment

Aceste responsabilități tind să fie cele pe care nu le poți delega altcuiva și trebuie să te ocupi de tine însuți. Chiar dacă le puteți delega, va trebui să supravegheați detaliile finalizării lor personal.

Într-o lume ideală, în care ești mereu la curent cu sarcinile tale și nu există niciodată urgențe, Quadrant One ar fi gol! Cu toate acestea, știm că nu este niciodată cazul. Deci, practic, articolele Quadrant One nu ar trebui să fie mai mult decât o mână. Menținerea Quadrant One la minimum se face lucrând constant la lucrurile din Quadrant Two. Procedând astfel, va fi mai puțin stresant dacă trebuie să reglați matricea și să schimbați lucrurile, deoarece apare ceva care are prioritate peste orice altceva.

Sursa: rawpixel.com

De asemenea, prea multe articole din primul segment al matricei dvs. de gestionare a timpului ar putea fi un indiciu că aveți prea mult în farfurie sau că ați mușcat mai mult decât puteți mesteca. Faceți un moment pentru a revizui fiecare dintre intrările dvs. Quadrant One în mod obiectiv. Este posibil ca unele dintre ele să fie fie în Cadrantul doi, fie în Cadrantul Trei - nu chiar atât de importante sau urgente pe cât credeați inițial.

Dacă Quadrant One este întotdeauna debordant, atunci poate fi necesar să renunțați la unele dintre responsabilitățile dvs. pentru a vă asigura că sănătatea și sănătatea dvs. nu sunt erodate de muntele lucrurilor urgente și importante pe care trebuie să le faceți.

Cadrantul doi: important dar nu urgent

Aici veți plasa elementele care sunt semnificative pe termen mediu și lung - lucruri pe care ați putea să le abordați doar puțin câteodată. Cadrantul doi se dovedește a fi foarte util atunci când vine vorba de strategii sau planificare pentru viitor. Aceste locuri de muncă merită o parte echitabilă din atenția dvs. (adică, la urma urmei, motivul pentru care le etichetați ca fiind importante!) Finalizarea lor nu este însă o problemă de mare urgență. În cele din urmă, vă propuneți ca cea mai mare parte a sarcinilor dvs. să cadă în Quadrant Two.

Acest segment al matricei dvs. de gestionare a timpului ar putea fi rezervat activităților care contribuie la bunăstarea dvs. generală - sănătatea fizică, mentală și emoțională. Lucruri precum exercițiile fizice, programarea timpului de vacanță sau petrecerea timpului de calitate cu familia și prietenii. Alte posibile elemente din Quadrant Two includ:

• Cursuri de pregatire
• Dezvoltare profesională
• Pregătirea pentru un eveniment
• Ținând la curent cu știrile
• Timpul petrecut pentru planificare

Acolo unde este posibil, delegarea responsabilităților și utilizarea muncii în echipă sunt două modalități foarte bune de a aborda elementele Quadrant Two. De asemenea, este un punct important să dedici timp activităților din Quadrant Two, deși nu sunt de cea mai mare urgență. Dacă vă obișnuiți să le amânați, există riscul real ca aceste obiecte să fie transferate în Quadrant One și să vă streseze.

Un exemplu rapid întârzie întotdeauna dezvoltarea profesională până când vă dați seama brusc că slujba dvs. este acum pe linie, deoarece nu ați reușit să vă actualizați calificările și să fiți la curent cu evoluțiile din zona dvs. de expertiză. Cursurile accidentale, soluțiile rapide și nevoia de a-ți convinge șeful că, de fapt, consideri că dezvoltarea profesională este importantă și că te vei strădui să te îmbunătățești, nu vor face decât să stea pe stres.

Cadrantul trei: urgent, dar nu important

Articolele din Cadrantul Trei sunt de obicei văzute ca distrageri sau întreruperi care vă împiedică să finalizați lucrările din Cadrantele unu și doi. Ele apar cu un sentiment de urgență, cum ar fi sunetul telefonului dvs., dar nu sunt neapărat importante. Cadrantul Trei intrări va include:

Sursa: rawpixel.com

• Unele întâlniri
• Unele apeluri telefonice
• Unele e-mailuri

Completarea cuadrantului trei tinde să fie dificilă și se reduce la înțelegerea dvs. despre ceea ce este important față de ceea ce este urgent.

Un bun exemplu din ceea ce se întâmplă aici este cea de-a treia ședință de departament de 3 ore pentru luna în care știți că aceleași probleme ca înainte vor fi revizuite. Odată ce se termină, toată lumea se va întoarce la afaceri ca de obicei. Nu vedeți întâlnirea ca fiind importantă, dar șeful dvs. este sigur, așa că ființa dvs. acolo este o chestiune de urgență - nu o puteți amâna.

Când vine vorba de articolele din Quadrant Three, alegeți să delegați cât mai multe dintre ele. Este posibil să fie necesar să verificați în continuare progresul oricărui articol pe care l-ați delegat, pentru a vă asigura că este realizat eficient și eficient. În caz contrar, ți-ar putea reveni cu o urgență și mai mare decât cerea inițial.

Mai mult, responsabilitățile pe care le delegați nu trebuie să fie pentru o persoană reală. De exemplu, vă puteți baza pe mesageria vocală pentru a prelua unele apeluri telefonice în timp ce vă ocupați de problemele importante ale Quadrant One and Two. Mai târziu, când nu sunteți atât de ocupat, puteți parcurge mesajele pentru a afla despre ce au fost și pentru a face față fiecăruia după cum este necesar, poate prin returnarea apelului.

Cuadrantul patru: Nu este urgent și nu este important

Dacă completați cu sârguință primele trei cadrane ale Matricei dvs. Eisenhower, atunci puteți fi plăcut surprins de numărul de lucruri pe care ajungeți să le retrageți în Cuadrantul Patru! Aceste obiecte sunt în general obiceiuri proaste, neproductive, care nu sunt nici importante, nici urgente. Au tendința de a vă aglomera ziua și nu fac altceva decât să vă împiedice să îndepliniți sarcini care sunt importante, urgente sau ambele.

Lucruri precum verificarea constantă a conturilor dvs. de socializare și:

• Mă uit la televizor ore în șir
• Navigând fără scop pe web
• Convorbiri telefonice care se concentrează în jurul bârfelor

Aceste pierderi de timp vin adesea în masca de a fi urgente - o alertă de mesaj pe telefonul dvs., de exemplu, dar nu sunt niciodată importante. Plasarea lor în Quadrant Patru din matricea dvs. de gestionare a timpului este primul pas în a vă scăpa de ele. Timpul dvs. poate fi mult mai bine petrecut pe lucruri din celelalte trei cadrane - lucruri despre care ați considerat că au o anumită măsură de importanță sau urgență.

Desigur, găsirea timpului pentru relaxare și relaxare este întotdeauna importantă și uneori poate deveni urgentă. Cu toate acestea, urmărirea obișnuită a unor căutări banale și neproductive este tipul de lucru pe care ar trebui să-l eliminați din activitățile zilnice.

Utilizarea eficientă a matricei dvs. de gestionare a timpului

Fă-o regulat

Nu există o regulă strictă cu privire la cât de des ar trebui să scrieți o matrice de gestionare a timpului. Acest lucru va depinde de circumstanțele dvs., de volumul de lucru și de natura sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniți. Unele persoane consideră că revizuirea și actualizarea matricii săptămânal este practic pentru ei. Alții preferă să lucreze la el zilnic, ștergând și adăugând sarcini după cum este necesar. Indiferent de intervalul pe care îl alegeți, încercați să lăsați deoparte un anumit timp pentru a lucra la matricea dvs., deoarece acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că se realizează.

Sursa: pixabay.com

Noteaza

Când vine vorba de planificare, este întotdeauna un obicei bun să scrieți lucrurile, indiferent dacă este cu pix și hârtie sau pe computer, tabletă sau telefon. Însăși actul de a scrie, împreună cu matricea vizuală pe care o creați, vă ajută să vă dezvoltați procesele de gândire pe măsură ce sortați sarcinile la îndemână. Este o idee bună să vă păstrați matricea de gestionare a timpului într-o locație în care o veți vedea des - ecranul de pornire de pe computer sau o copie pe hârtie plasată strategic, funcționează bine.

Matricea de gestionare a timpului este menită să facă mai mult decât să vă ajute cu îndeplinirea sarcinilor. Este, de asemenea, o modalitate de a face un pas înapoi și de a pune o anumită perspectivă în modul în care privești toate lucrurile pe care vrei să le faci. Scrierea fizică a matricei vă ajută să faceți acest lucru.

Adăugați detalii

Gândiți-vă la detaliile pe care le adăugați la matricea dvs. ca la primul pas în abordarea fiecărei sarcini - un plan de atac, de fel. Pe măsură ce plasați fiecare sarcină în matricea Eisenhower, vă puteți clarifica afirmațiile, puteți adăuga note, puteți împărți o sarcină mare în altele mai mici și apoi puteți adăuga timpuri de realizare separate pentru acestea.

Fii flexibil

Matricea dvs. de gestionare a timpului nu este aruncată în piatră. Evenimentele neașteptate, care sunt probabil importante sau urgente, pot apărea în orice moment și pot elimina planurile cu atenție. Este posibil să descoperiți că articolele își schimbă locul, saltând de la un cadran la altul.

De exemplu, este posibil să fi plasat un loc de muncă cu un termen îndepărtat în Cadrantul doi (important, dar nu urgent). Dacă circumstanțele vă fac să nu puteți participa deloc sau la fel de mult pe cât ați fi dorit, atunci ați putea descoperi că termenul limită se apropie brusc de capul dvs., cu o parte destul de incompletă a locului de muncă. Asta înseamnă că va trebui să confruntați acea sarcină cu Quadrant One (Important și urgent) pentru a vă asigura că termenul său este respectat.

6 Avantajele utilizării matricei de gestionare a timpului

1. Înveți să dai prioritate: Abilitatea de a recunoaște acele lucruri care sunt importante și de a le distinge de distracțiile fără consecințe din jurul tău este o abilitate neprețuită. Pe măsură ce lucrați cu matricea de gestionare a timpului, veți descoperi că prioritizarea devine mai intuitivă. Adică, puteți evalua rapid sarcinile la îndemână în ceea ce privește relevanța și urgența lor, apoi puteți adapta abordarea dvs. pentru a se potrivi acestora.
2. Devii mai organizat:Matricea Eisenhower adaugă ordine în modul în care vă abordați responsabilitățile. Așadar, în loc să lucrați la întâmplare, știți ce locuri de muncă ar trebui făcute mai întâi și pe care le puteți distribui pe o perioadă.
3. Înveți să dai drumul:Nu doar distragerea atenției pe care înveți să o renunți, deoarece te bazezi pe matricea de gestionare a timpului pentru a te ghida în îndeplinirea sarcinilor tale. De asemenea, înveți să îți dai seama când nu mai poți să-ți asumi mai multe responsabilități și când este timpul să îți transmiți unele sarcini altora.
4. Înveți autodisciplina:Autodisciplina preia în mod conștient controlul asupra comportamentului tău. Implică să fii mai concentrat pe acțiuni pozitive pe măsură ce renunți la acțiunile negative. Această trăsătură crește în mod natural din primele trei beneficii ale matricei: prioritizarea, organizarea și evitarea distragerilor.
5. Realizați mai multe:Fiind mai organizat și evitând activitățile de pierdere a timpului, vă petreceți mai mult timp în ceea ce contează, lucrând prin lista de sarcini la o rată mult mai rapidă. Cele 16 ore din ziua ta nu par brusc atât de scurte!
6. Ești mai puțin stresat:Destul de des, o mare parte din stresul pe care îl experimentăm vine din faptul că avem prea multe de făcut simultan și simțim că nu putem dedica suficient timp fiecărei activități. Cu matricea de gestionare a timpului, începeți să rămâneți pe drumul cel bun cu sarcinile dvs. și să respectați termenele limită, eliminând astfel o mare parte din stres.

Sursa: rawpixel.com

Unele persoane pot implementa cu sârguință o foaie de lucru pentru gestionarea timpului, cum ar fi matricea, toate singure. Cu toate acestea, pentru alții, un mic sfat și îndrumare de la un profesionist instruit este catalizatorul perfect pentru a le începe. Aveți probleme cu amânarea cronică, sunteți prost organizat sau distras în permanență de lucrurile „Neimportante și Nu Urgente” din viață? Cu cât ajungi mai devreme pentru asistență, cu atât mai repede poți începe să vezi diferența pe care matricea de gestionare a timpului o poate face pentru tine.

Imparte Cu Prietenii Tai: